Arkistot

Liiton säännöt, hyväksytyt dokumentit, päätökset ja ohjeet linkittyvät usein toisiinsa, mutta niitä on tehty eri yhteyksissä ja eri otsikoilla. Päämäärä näiden dokumenttien tuottamiselle, viestinnälle ja tiedotukselle on tietenkin palvella jäsenistöä ja auttaa jäsenseuroja toimimaan sujuvassa yhteispelissä liiton hallinnon kanssa. 

Valitettavasti kokonaiskuvaa jostain tietystä asiasta voi olla vaikea hahmottaa, koska tieto löytyy hajanaisina palasina eri lähteistä, jos löytyy ollenkaan. Siitä syntyy väärinkäsityksiä ja virhetilanteita, ja niistä tietenkin ylimääräistä vaivaa ja työtä kaikille osapuolille.

Sen vuoksi avaan tässä yhden asiakokonaisuuden, jäsenluettelon toimittamisen DanceCoren kautta. Käytän tässä esimerkkeinä kahta yleistä väärinkäsitystä, ns. myyttiä. Näiden väärinkäsityksien kumoamiseksi osoitan ne säännöt ja päätökset, jotka näistä asioista määräävät ja jotka meitä sitovat, ja lisäksi vielä syvällisemmin ne syyt, joihin toimintamalli perustuu. Tarvittaessa tähän artikkeliin voi aina palata, jos tulee epäselvyyttä, tulkintavaikeuksia tai kysymyksiä, miten pitäisi toimia.

Myytti 1:

Liitolle tulee ilmoittaa vain 15.12. jäsenenä olevat henkilöt. 

Asiaan liittyvä järjestösääntö 5 § (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)

”Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo 15.12. tilanteen mukaan on toimitettava liiton toimistoon vuosittain 31.12. mennessä. Jäsenseurojen tulee toimittaa liiton pyytämä henkilöjäsenluettelo liiton määräämän rekisterin kautta.”

Asiaa täydentävä päätös (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)

Esitys jäsenmaksujen suuruudesta ja maksuohjelmasta 2024
Kohdassa maksuohjelma määritellään: – – sääntöjen 5 §:n mukaisesti liiton määräämään rekisteriin ilmoitettu jäsenmäärä (tilanne 31.12.2023, kaikki vuoden 2023 aikana jäsenmaksun maksaneet seuran jäsenet).

Mitä tämä tarkoittaa:

• vaikka henkilö eroaisi seuran jäsenyydestä ennen vuoden vaihdetta, hänen jäsenyytensä lasketaan mukaan vuoden jäsenmäärään
• jokainen vuoden aikana jäsenmaksun maksanut jäsen, mukaan lukien eronneet, tulee viedä jäseneksi DanceCoreen viimeistään ennen vuoden vaihtumista
• henkilöä ei saa poistaa kuluvan vuoden jäsenluettelosta eli DanceCoresta
• eronnut jäsen poistuu DanceCoren jäsenluettelosta, kun hänen jäsenyyttään ei siirretä voimaan enää seuraavalle vuodelle

Miksi toimimme näin?

DanceCore on liiton määräämä rekisteri, jonka kautta jäsenluettelo tulee virallisesti toimittaa. Liitossa jäsenluettelot muodostetaan raportiksi aikaleimalla 31.12. klo 23.59. Jäseniä ei pysty lisäämään järjestelmään takautuvasti edelliselle vuodelle. Seurojen jäsenluettelot DanceCoressa nollautuvat 1.1. klo 00.00, minkä jälkeen alkaa kuluvan vuoden jäsenluettelon ylläpitäminen.

Järjestösääntöön lisättiin kohta ”15.12. tilanteen mukaan” helpottamaan seurojen vuodenvaihdetta ja määrittelemään, että vuosittainen tarkastelujakso päättyy 15.12. Toisin sanoen seura-admin voi tehdä päättyvän vuoden tehtävät jo 15.12. ja jäädä ansaitulle joululomalle. Toisaalta seura-adminilla on myös kaksi viikkoa aikaa tarkistaa ja/tai päivittää jäsenluettelo kuntoon. Jos vuoden kahden viimeisen viikon aikana seuraan liittyy vielä uusia jäseniä, heitä ei lasketa päättyvän vuoden jäsenmäärään eikä heitä tarvitse viedä liiton rekisteriin kuin vasta seuraavalle vuodelle.

Myytti 2:

Jos henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa rekisteristä, seura-adminin tulee poistaa hänen henkilötietonsa DanceCoresta.

Katso DanceCoren rekisteriseloste ja Liiton tietosuojakäytännöt

Mitä em. rekisteriote ja tietosuojakäytännöt käytännössä merkitsevät:

• ensin tulee selvittää, koskeeko tietojen poistamispyyntö seuran hallussa olevaa rekisteriä, liiton rekisteriä vai molempia
• DanceCore on liiton ylläpitämä rekisteri. Kun tiedot on viety liiton rekisteriin, niiden säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa liitto.
• Seura-admin ei ole liiton rekisterin ylläpitäjä, vaan hänet on valtuutettu seuran puolesta tallentamaan ja päivittämään seuran perus- ja jäsentietoja liiton rekisteriin. Tallentamisen jälkeen Seura-admin vastaa ainoastaan seuran hallussa olevien henkilötietojen asianmukaisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä.
• Jos henkilö haluaa tietonsa poistettavaksi DanceCoresta, pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle eli liitolle. Tarvittaessa seura-admin voi ohjata henkilön kääntymään liiton puoleen.
• Huom. Kilpailuyksiköiden henkilötiedot ja kilpailutulokset säilyvät jäsentiedoista riippumatta DanceCoressa, ellei henkilö pyydä niidenkin poistamista.

Miksi toimimme näin?

DanceCore on erityisesti Tanssiurheiluliiton toiminnan avuksi kehitetty järjestelmä, ja kaikki sen eri toiminnot on tarkoitettu palvelemaan liiton jäsenistöä. DanceCore on kanava, jonka kautta jäsenyhdistyksemme ilmoittavat liittopalvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja määritellyssä muodossa, suoraan järjestelmän käytettäväksi. Jotta kaikki järjestelmän toisiinsa linkittyvät toiminnot onnistuisivat, tietojen täytyy olla paikkansa pitäviä ja ajan tasaisia.

Kaikkien jäsenseurojen henkilöjäseniä palvelevien toimintojen perustana on luotettava jäsenrekisteri. Jäsenyyden todentaminen liittyy oleellisesti mm. liiton kilpailutoiminnan järjestelmään, järjestösääntöjen, kilpailusääntöjen ja urheilun eettisen säännöstön noudattamiseen, jäsenille kuuluvien etujen ja velvollisuuksien varmistamiseen, yhdistyksen ja henkilöiden oikeusturvaan sekä erilaisten vastuuasioiden selvittämiseen, myös takautuvasti (tietosuojakäytännöissä määriteltyjen tietojen säilytysaikojen mukaisesti).

Järjestelmän käyttämisen tarkoitus on palvelun ja toiminnan sujuvuus, välikäsien ja virheiden vähentäminen, todennettavissa ja tarvittaessa jäljitettävissä oleva data, mutta myös jäsenistön, toisin sanoen jäsenyhdistysten sekä niiden henkilöjäsenten, yhdenvertaisuus.

Kun kunnioitamme ja noudatamme yhteisiä sääntöjä, ohjeita ja toimintatapoja, ei myöskään synny tulkinnanvaraisuuksia, poikkeuksia ja sitä kautta eriarvoista kohtelua. Liitto ei voi millään vaatimuksilla ja perusteluilla myöntää vapautusta yhteisesti hyväksytyistä säännöistä tai tulkita ja soveltaa sääntöjä eri tavoin eri jäsenten kohdalla. Tällöin vaatija saisi perusteetonta etua verrattuna muihin, jotka toimivat sovittujen pelisääntöjen mukaan.

Jäsenistön, tanssilajien ja kaikkien toimijoiden yhdenvertaisuus on kirjattu omana kohtanaan hiljattain päivitettyyn ja liittohallituksen hyväksymään Yhdenvertaisuussuunnitelmaan.

Hallintoon, jäsenrekisteriin sekä tietosuojaan liittyvissä asioissa olkaa mielellään yhteydessä allekirjoittaneeseen, aija.nyberg(at)dancesport.fi.

Aija Nyberg

Palvelualueen vastaava: talous ja hallinto, tietosuoja