Kategoria: Seuratiedotteet

Aktia Cup II – ilmoittautumisaikaa jatkettu 12.8. asti

JULKAISTU: 6.8.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Lisätietoa alla.

Huom:  Osallistumismaksu 25 e toimii myös festarilippuna Tanssi Vieköön -tapahtumassa.

Linkki tapahtumaan Tanssi Vieköön -sivustolla

Facebook tapahtumalinkki 

HEADS UP: AINUTLAATUINEN kisakokemus tarjolla!

Vakita ry:n valtakunnallinen vakio- ja latinalaistanssikisa AKTIA CUP II järjestetään 25.8.2018 ensimmäistä kertaa osana suuren suosion saavuttanutta Tanssi Vieköön -messutapahtumaa Helsingin Messukeskuksessa.

Tervetuloa mukaan kilpailemaan, kannustamaan tai tutustumaan lajiin! Lisätietoa kevään mittaan tämän FB-tapahtuman kautta, vakitan sivuilta www.vakita.fi ja www.tanssivieköön.fi – ole kuulolla!

KILPAILUKUTSU

Tanssi Vieköön -festivaali on uudenlainen kohtaamispaikka tanssin ystäville ja ammattilaisille sekä ensimmäisiä tanssiaskeliaan opetteleville Messukeskuksessa Helsingissä. Vauhtia ja wau-elämyksiä: tule seuraamaan lukuisia esityksiä, jännittäviä kilpailuja sekä testaamaan ilmaisia tanssitunteja. Tapahtuma on avoinna perjantaina 24.8.2018 klo 16–02 ja lauantaina 25.8.2018 klo 10–02. Tutustu ohjelmaan ja osta liput ennakkoon: tanssiviekoon.fi

Aikuisten terveys-, hyvinvointi-, kunto- ja tanssiliikuntahanke

JULKAISTU: 26.7.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet, Yleinen

Suomen Tanssiurheiluliitto ry julistaa kaikille jäsenseuroilleen avoimen haun, jossa seurat pääsevät tekemään oman ehdotuksensa liikuntaohjelmasta, jonka kohteena on tanssiharrastusta aloittelevat aikuiset.

Tarkoituksena on, että seura suunnittelee, kehittää, palvelumuotoilee, tuotteistaa, antaa hankkeelle nimen, laatii markkinointi- ja viestintämateriaalin sekä toteuttaa ohjelman.

Seuralla on käytössään STUL:n taloudellinen tuki (hankkeen omavastuuosuus 5.000 €). Hankkeen kokonaisbudjetti on siis maksimissaan 10.000 €. Hanketta haetaan Opetus- ja kulttuuriministeriön Kunnossa kaiken ikää (KKI) -ohjelmasta ja sen taloudellisella tuella, kriteereillä ja pelisäännöillä. Valmis tuotemalli on hankevuoden jälkeen vapaasti kaikkien STUL:n seurojen käytössä edistämässä mm. seurojen jäsenhankintaa ja monipuolistamassa palvelukonsepteja.

Liitto valitsee toteutettavaksi sopivan hanke-ehdotuksen ja varaa budjetissaan hankkeelle seuran omavastuuosuuden (maksimissaan yhteensä 5.000 €). Liitto vastaa hankevuoden jälkeen hankemallin levittämisestä, tiedottamisesta ja markkinointimateriaalin jakamisesta seuroille.

Liitto edellyttää, että seurat tutustuvat huolellisesti KKI -hankerahoituksen toimintaperiaatteisiin ja kriteereihin ja että seura toteuttaa, seuraa, arvioi ja raportoi hankkeen näiden ohjeiden mukaisesti. Lisäksi seura raportoi hankkeesta ja tuloksellisuudesta Suomen Tanssiurheiluliitolle erillisen suunnitelman mukaan.

Liitto painottaa erityisesti, että valittu ohjelma on helppo toteuttaa erilaisissa toimintaympäristöissä eri puolilla Suomea ja että se on myös vakiinnutettavissa seurojen palvelukonseptiin pitkälläkin aikajänteellä.

Aikataulu on rakennettu siten, että mikäli seuran esitys ei tule valituksi liiton tukemaksi KKI -hankkeeksi, seuralla on aikaa ja mahdollisuus hakea KKI -hanketta omana hakunaan.

Aikataulu:

  • Hanke-ehdotukset perusteluineen sekä rahoitus- ja vakiinnuttamissuunnitelmineen lähetetään sähköpostitse liiton toimistoon osoitteeseen toimisto (ät) tanssiurheilu.fi 26.8.2018 mennessä.
  • Jotta kaikki hankesuunnitelmat ovat mahdollisimman yhdenvertaisessa asemassa, liiton toimistossa hankesuunnitelmateksteistä poistetaan/piilotetaan ennen viemistä päätöksentekoon kaikki tieto, joka paljastaisi hakija-, seura- ja paikkakuntatiedot.
  • Liiton hallitus tekee valinnat 2.9.2018 mennessä. Valinnoista ilmoitetaan seuroille välittömästi. Valittu seura voi vielä tarkentaa hakemusta ja seurat, jotka eivät tule valituksi ko. ohjelmaan liiton tuella, voivat hakea hanketta omana hakunaan.
  • KKI:n hankehaku on 1. – 30.9.2018 (seura siis tekee itse hankehaun KKI:lle). Päätökset saadaan vuoden vaihteeseen mennessä.
  • Mikäli hanke hyväksytään KKI -hankkeeksi, se voi käynnistyä vuoden 2019 alusta ja se päättyy marraskuussa 2019.


Hankeohjelman valinnassa painotetaan, että on tarkkaan mietitty ja perusteltu

  • kohderyhmä ja sen koko (harrastustaan aloittava työikäinen väestö)
  • kohderyhmän tavoittavat viestintä- ja markkinointikeinot ja kanavat
  • ohjelman tavoitteet, sisältö ja aikataulu, jossa on huomioon otettu myös terveyskasvatukselliset näkökulmat
  • taloussuunnitelma ja taloushallinnolliset järjestelyt
  • henkilöstö-, osaamis- ja toiminnalliset resurssivaatimukset
  • viestintäsuunnitelma ryhmän sisällä hankkeen aikana
  • mahdolliset yhteistyökumppanit ja näiden rooli ja toiminta hankkeen aikana
  • mittarit ja tavoitetaso, joilla arvioidaan hankkeen tavoitteiden saavuttamista ja tuloksellisuutta
  • raportointimenettelyt KKI:lle sekä STUL:n hallitukselle
  • mahdolliset riskitekijät ja varautuminen poikkeaviin tilanteisiin
  • vakiinnuttamissuunnitelma ja näkökulmat sen käytännön toteuttamiselle
  • hankkeen vastuuhenkilö/-henkilöt

Lisätietoja hankehausta antaa seurakehittäjä Katriina Lahti (katriina.lahti54 (ät) gmail.com, 050 5955358).

Kilpailutoimihenkilölista

JULKAISTU: 26.7.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Kotimainen vakio- ja latinalaistanssien ja rock’n’swing -tanssien kilpailutoimihenkilölista on tallennettu takaisin nettisivulle. Sivulla on ne kilpailutoimihenkilöt, jotka ovat allekirjoittaneet suostumuksen tietojensa julkaisemiseen nettisivulla. Jos nimesi puuttuu listalta, voit saada nimesi takaisin näkyviin toimittamalla allekirjoitetun sopimuksen: toimisto@tanssiurheilu.fi.

Suostumus yhteystietojen julkaisemiseen liiton verkkosivulla pdf 

Lista löytyy täältä:

Kilpailutoimihenkilöt

 

Urheilukoulun hakuajat muuttuvat

JULKAISTU: 26.7.2018, KATEGORIAT: Maajoukkuetiedotteet, Seuratiedotteet

Puolustusvoimien Urheilukoulu tiedottaa:

Puolustusvoimien Urheilukoulun hakuprosessi muuttuu kesän 2018 aikana. Muutos alkaa Urheilukoulun talvilajien III/19 saapumiserästä, jonka hakuaika päättyy 31.8.2018 ja palvelus alkaa huhtikuussa 2019.

Urheilukoulun hakuajat ovat kaksi kertaa vuodessa. Kesälajeihin hakeudutaan helmikuun loppuun mennessä ja talvilajeihin elokuun loppuun mennessä. Urheilija voi osallistua omasta lajistaan riippumatta joko kesälajien tai talvilajien valintakokeisiin. Päätös valinnasta tehdään kyseisen lajin saapumiserän valintamenettelyn aikatauluja noudattaen. Mikäli urheilija ei tule valituksi Urheilukouluun, hänellä on mahdollisuus aloittaa varusmiespalvelus kutsuntojen mukaisessa joukko-osastossa.

Tanssiurheilu kuuluu kesälajien joukkoon, mutta kilpailukauden ja varusmiespalveluksen parhaan mahdollisen yhteensovittamisen takia tanssiurheilijat kulkevat talvilajien mukana Urheilukoulussa. Uusi hakuaikataulu elokuun loppuun mennessä.

Lue lisää Puolustusvoimien sivuilta.

TERVEISIÄ HUIPPU-URHEILUVALIOKUNNALTA

JULKAISTU: 5.7.2018, KATEGORIAT: Maajoukkuetiedotteet, Seuratiedotteet, Vakio- ja latinalaistanssit, Yleinen

Huippu-urheiluvaliokunta piti suunnittelupäivän Tampereella 1.7.2018. Valiokunnan kevään viimeinen kokous oli jo pidetty pari viikkoa aikaisemmin ja päivä oli siten pyhitetty ainoastaan huippu-urheilusuunnitelman työstämiselle. Suunnitelmaa on valmisteltu ahkerasti pitkin syksyä ja kevättä jopa viikoittaisissa palavereissa ja siihen on haettu palautetta myös Suomen Olympiakomiteasta. Kyseessä on liiton huippu-urheilusuunnitelma, jossa päälinjat ja –periaatteet ovat kaikille lajeille yhteiset. Kokonaisvaltaisen suunnitelman alle rakentuvat maajoukkue- ja huippuvaiheen ohjelmat ovat sitten lajikohtaisia, joskin yhteistyötä ja synergiaetuja lajien välillä hyödynnetään näissäkin entistäkin enemmän. Lajikohtaisten ohjelmien alla voidaan huomioida myös pari- ja yksilökohtaiset tarpeet. Yhteistyö lajien välillä on ollut innostunutta, antoisaa ja tuottanut myös tulosta. Nyt ollaan yhdessä yhteisellä asialla.

Osana suunnittelua, toteutusta ja seurantaa tullaan hyödyntämään Suomen Olympiakomitean uutta urheilijoille, valmentajille ja lajeille suunnattua sähköistä tietojärjestelmää Urheilijan Pulssia. Sen tarkoituksena on auttaa urheilija-valmentajapareja ja valmennustiimejä arvioimaan omaa toimintaansa ja lisäksi koota tietoja lajitasolle toiminnan suunnittelun tueksi. Ensi vaiheessa kutsun Pulssiin saavat maajoukkueurheilijat ja muut rankinglistojen kärkiparit ja heidän nimeämänsä vastuuvalmentajat. Jatkossa tavoitteena on edistää työvälineen käyttöönottoa myös seuratasolla. Enemmän tietoa tästä on tulossa syksyn aikana.

Niin ikään osana ohjelmaa ja sen jatkokehittämistä tullaan järjestämään valmentajafoorumi kaksi kertaa vuodessa, sekä kevät- että syyskauden alkupuolella. Sen tarkoituksena on pureutua kysymykseen ’Mitä menestymiseen tarvitaan?’. Tavoitteena on jakaa tietoa avoimesti, etsiä ja ottaa käyttöön valmennusta tukevia työkaluja ja yhdistää toimijoita niin että tarpeisiin löytyisi ratkaisuja. Valiokunta ottaa mielellään vastaan myös valmentajien toiveita tapaamisten sisällöiksi. Valmentajafoorumi on nimenomaan valmentajia varten. Näillä näkymin ensimmäinen tapaaminen olisi Tampereen VL GP: (19.1.2019) yhteydessä, joko edellisenä iltana tai seuraavana päivänä – ei kilpailun kanssa päällekkäin! Paikalle toivotaan erityisesti maajoukkueurheilijoiden valmentajia, mutta tilaisuus on avoin myös muille tavoitteellista valmennustyötä tekeville. Laittakaa, valmentajat, tuo viikonloppu jo muistiin kalenteriinne.

Hyvää ja rentouttavaa kesää kaikille, ladataan akut kunnolla tulevaan kauteen.

Huippu-urheiluvaliokunta

Kesäajan huomioitavia asioita, toimisto kiinni 9-22.7. !

JULKAISTU: 29.6.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet, Yleinen

Liiton toimisto on suljettu kesällä 9.-22.7.2018.

Aikavälillä juhannuksesta elokuun alkuun saakka pyydämme kaikissa toimistolle tulevissa asioissa viestimään ensisijaisesti osoitteeseen toimisto (ät) tanssiurheilu.fi, jotta asiat eivät jää kenenkään henkilökohtaiseen sähköpostiin odottamaan paluuta vuosilomalta.

Huomioikaa, että myös luottamushenkilöt liittohallituksessa ja valiokunnissa/jaoksissa lomailevat johonkin aikaan kesästä eivätkä ole jatkuvasti tavoitettavissa.

Laskujen toimittamiseen ohjeet löytyvät tästä.

***

Seurat, teitä pyydetään ilmoittamaan yhteyshenkilö kilpailutiedotusta varten osoitteeseen tiedotus (ät) tanssiurheilu.fi elokuun 10. päivään mennessä

***

Seurojen parikortistovastaavat, muistakaa ilmoittaa seurojenne hajonneet parit purettaviksi kilpailijakortistoon (kilpailijakortisto (ät) tanssiurheilu.fi), jotta syyskausi päästään sitten aloittamaan elokuussa ajantasaisen parikortiston ja rankinglistan kanssa.

Hoitakaa myös seurasiirrot ajantasalle. Seurasiirtolomake löytyy tästä.

Muistattehan ilmoittaa myös muutokset kansainväliseen kilpailijakortistoon osoitteella toimisto (ät) tanssiurheilu.fi.

Uuden kilpailukauden alkaessa seuroja ystävällisesti muistutetaan, että kilpailuilmoittautumiset tulee tehdä aina seuran toimesta. Kilpailujärjestäjiä pyydetään olemaan vastaanottamatta suoria ilmoittautumisia pareilta.

***

Stuttgartin elokuun alun tuomari-, kilpailunjohtaja- ja tuloslaskijakongresseihin ilmoittautuminen onnistuu suoraan WDSF:n kalenterista löytyvän linkin kautta, mikäli osallistujalla on jo olemassaoleva toimitsijan eCard ja siihen liittyvät käyttäjätunnukset. Uusien hakijoiden ilmoittautuminen kulkee entiseen malliin liiton toimiston kautta, huomioi toimiston kiinnioloaika keskikesällä.

***

Aurinkoista ja rentouttavaa kesäaikaa!

Rock’n’swing-tanssien kouluttajahaku

JULKAISTU: 1.6.2018, KATEGORIAT: Rock'n'swing -tanssit, Seuratiedotteet, Yleinen

Suomen Tanssiurheiluliitto ry hakee kouluttajia rock’n’swing-tanssien valmentajakoulutuksille

Kouluttajia etsitään nyt seuraaville kursseille:

  • RS-seuraohjaajakurssi 1 + RS-seuraohjaajakurssi 2 (sisältää Ryhmän ohjaamisen harjoittelu -kurssin valmisteluun osallistumisen)
  • Rock’n’roll -perusteet
  • Boogie woogie -perusteet
  • Lindy hop -perusteet
  • Bugg-perusteet

 

  • RS-seuravalmentajakurssi (sisältää Kilpavalmennusharjoittelu -kurssin suunnitteluun osallistumisen)
  • Rock’n’roll -kilpataso
  • Boogie woogie -kilpataso
  • Lindy hop -kilpataso
  • Bugg-kilpataso

 

Kouluttajahakuaika on 1.-17.6.2018. Seuraava sopimuskausi kouluttajien kanssa on lähtökohtaisesti 9/2018-6/2020. Ilmoita kiinnostuksesi koulutustehtäviin lähettämällä rock’n’swing-jaoksen kouluttajahakutyöryhmälle osoitettu tarjous sähköpostitse viimeistään 17.6.2018: toimisto (ät) tanssiurheilu.fi.

Tarjouksen liitteineen tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot:

– mitä yllä mainittuja kursseja tarjoudut kouluttamaan
– kouluttajan CV (lajitaidot ja kouluttajakokemus)
– veloituksesi kunkin kurssin osalta (sis. koulutuksen suunnittelun ja toteutuksen sekä kurssimateriaalien laadinnan; muista mahdollisista tarpeista neuvotellaan erikseen)
– tieto mahdollisesta koulutuspaikasta ja sen hinnasta
– oletko kiinnostunut toimimaan kouluttajana koko seuraavan sopimuskauden vai osan siitä

Huomaa, että tarjottava koulutus on STUL:n koulutusta. Jokaisesta koulutuksesta on toimitettava sisällönkuvaus, aikataulu sekä muu kurssilaisille jaettava materiaali liittoon arkistoitavaksi. Päätökset kouluttajista tekee Suomen Tanssiurheiluliiton liittohallitus heinäkuun loppuun mennessä. Koulutusten järjestämisajankohdista ja täsmällisistä sisällöistä neuvotellaan tarkemmin valittujen kouluttajien kanssa aikaisintaan heinäkuussa. Ensimmäiset koulutukset pyritään järjestämään syksyllä 2018.

Lisätietoja ja tiedot kurssien teemoista ja tavoitteista saa rs-kouluttajahakutyöryhmältä, pirja.vitikka (ät) comets.fi.

Liittohallituksen päätöksiä 14.4. ja 26.5.

JULKAISTU: 28.5.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

Liittohallitus on kokoontunut 14.4. ja 26.5. Kokouksissa on käsitelty mm. seuraavia asioita:

Kokous 14.4.2018

– hyväksyttiin jäsenkokousmateriaalit esitettäväksi jäsenille
– hyväksyttiin aloite toimitettavaksi WDSF vuosikokoukselle
– vaihdettiin WDSF AGM delegaatti Korhonen observeriksi ja Belyaev delegaatiksi
– vahvistettiin rock’n’swing -tanssien SM-kilpailuiden tuomaripaneeli
– päätettiin hakea KKI-hankerahoitusta

Kokous 26.5.2018

– päivitettiin dokumentteja:

– käsiteltiin WDSF, WDSF PD ja DSE vuosikokousmateriaalit
– myönnettiin RS PM-kilpailut Cometsin järjestettäväksi
– tuetaan Tähtiseuraviikonloppuun osallistuvia tähtiseuroja 1 hlö per seura
– budjettiin 2019 valmistellaan omarahoitusosuus KKI-hanketuen hakuun
– merkittiin tiedoksi auditoinneista tulleet palautteet ja valmistellaan budjettiin 2019 alueellisia seuratapaamisia
– merkittiin tiedoksi seurakyselyn tulokset
– hyväksyttiin muutos RS-jaoksen kokoonpanoon: Rosa Timonen poistui, tilalle Heikki Hell
– hyväksyttiin Emilia Jakosen ero liittohallituksen jäsenyydestä
– hyväksyttiin E ja D-tuplakokeilukilpailut vuosina 2018-2019 samoille alueille aluekilpailuissa kuin aiempinakin vuosina

Seuraava kokous elokuun suunnittelupäivillä 3.-5.8.2018.

Hyvä tietosuoja lisää luottamusta urheiluseuraan

JULKAISTU: 11.5.2018, KATEGORIAT: Seuratiedotteet

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan siirtymäajan päätyttyä 25.5.2018. Tietosuoja-asetus (GDPR) vaatii toimenpiteitä myös tanssiurheiluseuroilta. Asetuksen tarkoituksena on parantaa EU-kansalaisten henkilötietojen suojaa. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, ikä, puhelinnumero, osoite, kilpailutilastot, terveystiedot yms. Henkilörekisterejä taas ovat kaikki listat ja muut materiaalit, joissa tällaisia henkilötietoja esiintyy.

Tähän artikkeliin on koottu julkisista lähteistä materiaaleja, jotka auttavat valmistautumaan ja toimimaan tietosuoja-asetuksen kanssa. Ensimmäinen askel on tutustua materiaaleihin ja tämän jälkeen sopia, ketkä ottavat kopin valmistelusta omassa seurassa. Myös tämän linkin takaa löytyvä video kannattaa katsoa – video sisältää henkilötietojen käsittelyyn liittyvää perustietoa.

Mikä muuttuu?

  • Osoitusvelvollisuus – dokumentointi entistäkin tärkeämpi
  • Rekisteröidyn oikeudet – erityisesti unohdetuksi tuleminen

-> Ei dramatiikkaa – tietoturva pitää vaan ottaa vakavasti

Mikä ei muutu?

  • Seuratoiminta, se jatkuu normaalisti kuten tähänkin asti

-> Hyvä tietosuoja tiedostetaan ja dokumentoidaan vaan entistä paremmin.

Termistöä

  • Henkilötieto – Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia niitä tietoja, joilla yksittäinen luonnollinen henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti
  • Henkilötietojen käsittely – Henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä
  • Henkilörekisteri – Henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta
  • Rekisteröity – Henkilö, jonka henkilötietoja käsitellään
  • Rekisterinpitäjä – Henkilö, yritys, järjestö tai muu taho, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä
  • Henkilötietojen käsittely toisen lukuun – Tilanne, jossa rekisterinpitäjä ulkoistaa keräämiensä henkilötietojen käsittelyn tai osan siitä tietojen käsittelijälle. Käsittelijällä voi puolestaan olla omia alikäsittelijöitä. Rekisterinpitäjä vastaa tiedoista ja niiden käsittelystä, minkä vuoksi on tärkeää sopia alihankinnasta ja siihen liittyvistä vastuista kirjallisesti.

Vähintään yhden seuraavista edellytyksistä on täytyttävä, jotta käsittely on lainmukaista:

  • Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  • Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (jäsenyys, työsuhde…)
  • Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi (allergiat yms.)
  • Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.

Seuran toimenpiteet

Ensimmäisessä vaiheessa seuran on hyvä perehtyä tietosuojaa koskevaan materiaaliin sekä hahmottaa kokonaiskuva seurassa olevista henkilörekistereistä ja tietojen käsittelyn nykytilasta. Suosittelemme dokumentoimaan kaikki seurassa tehdyt vaiheet ja toimenpiteet, joita teette tietosuoja-asetukseen valmistautumisessa. Tämä helpottaa jatkoa, sillä seuran on pystyttävä osoittamaan, että tietosuojaa noudatetaan.

Tähän osioon kootaan askelmerkkejä, joita seuran tulee käydä läpi omassa toiminnassaan ja tarvittaessa tehdä vaadittavat toimenpiteet.

Mitä henkilörekistereitä seurassa on?

Mitä sellaisia henkilörekistereitä seurassanne on, mistä henkilö on tunnistettavissa? Miten tiedot on kerätty, miten niitä säilytetään ja kuka niihin pääsee käsiksi? Onko tiedon keräämiseen oikeat perusteet ja kuinka kauan niitä säilytetään? Listaa kaikki henkilörekisterit esimerkiksi Exceliin (lähde: Jääkiekkoliitto). (liite1)

Henkilörekisterit voidaan jakaa kolmeen kategoriaan:

  • sähköisiin rekistereihin, joihin kuuluvat kaikki jäsenrekisterit, kirjanpito-ohjelmat, valokuva-arkistot yms.
  • manuaalisiin rekistereihin, joita ovat kaikki paperiarkistot ja tulostetut henkilölistat, sekä
  • ”piilo”rekistereihin, joita ovat esimerkiksi sähköposteissa olevat henkilölistaukset ja omat muistiinpanot (tietokoneella tai paperilla).

Excelin keräämisen lisäksi olemassa olevista henkilörekistereistä on siivottava vanhat ja ylimääräiset tiedot pois, eli sellaiset mille ei ole tietosuoja-asetuksen mukaista perustetta säilöä. Tässä vaiheessa on hyvä miettiä, miten eri henkilörekisterit on suojattu eli missä niitä säilytetään ja kuka niihin pääsee käsiksi. Uuden asetuksen mukaan tietoihin pääsy tulee rajoittaa ainoastaan niille henkilöille, joilla on siihen perusteltu syy.

Tunnista riskit, kokoa tietosuojaohjeet ja kouluta seuran henkilöstö

Tietosuojan riskit voidaan jakaa kolmeen kategoriaan:

  • Teknisiin riskeihin, joihin kuuluvat laitteisiin ja järjestelmiin sekä näihin liittyviin salasanoihin kuuluvat riskit.
  • Inhimillisiin riskeihin, eli riskeihin, jotka tulevat henkilöiden huolimattomuudesta ja osaamattomuudesta. Nämä ovat suurempia riskejä ja tästä syystä on tärkeää, että jokainen seurassa työskentelevä on perehtynyt tietosuojaan ja käsittelee henkilörekisterejä tämän asetuksen mukaisesti.
  • Fyysisiin riskeihin, eli riskin muodostavat murtautumiset ja arkistojen säilytys ja tuhoaminen.

Seurassa on hyvä koostaa tietosuojaan liittyvät ohjeet sellaiseen paikkaan, että ne ovat koko henkilöstön saatavissa. Tietosuojaohjeistuksesta on olemassa mallipohja (lähde: Voimisteluliitto) (liite 2), jota seura voi muokata omiin tarpeisiin sopivaksi.  Tietosuojaohjeen lisäksi seurassa täytyy käydä läpi tietojenkäsittelyn prosessit ja dokumentoida ne. Tärkeää on myös kouluttaa koko henkilökunta toimimaan uuden asetuksen mukaisesti. Koulutuksen pitää olla riittävä, sillä vahingon sattuessa puolustukseksi ei riitä, ettei tiennyt asetuksista. Koulutuksia järjestävät mm. liikunnan aluejärjestöt ja useat muut paikalliset tilintarkastus- ja koulutusorganisaatiot.

Henkilötietoja saavat käsitellä ainoastaan henkilöt, jotka ovat tehneet salassapitosopimuksen seuran kanssa ja jonka toimenkuvassa tietojen käsittely on tarpeellista. Salassapitositoumuksesta on olemassa mallipohja (lähde: Palloliitto) (liite 3), jota seura voi muokata omiin tarpeisiin sopivaksi.

Tee rekistereistä tietosuojaseloste

Henkilötietolaista poiketen EU:n yleinen tietosuoja-asetus ei edellytä rekisteri- tai tietosuojaselosteen laatimista. Rekisteröityjä täytyy kuitenkin informoida henkilötietojen käsittelystä. Tietosuoja-asetuksessa on vaatimus toimittaa rekisteröidylle kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa. Erityisesti on arvioitava, saako rekisteröity näin helposti ja yksiselitteisesti kokonaiskuvan henkilötietojensa käsittelystä silloin, kun henkilötietoja käsitellään useampaan kuin yhteen tarkoitukseen.

Tietosuojaselosteesta henkilö näkee, miten hänen henkilötietojaan käsitellään ja millaisia oikeuksia hänellä on. Tietosuojaselosteen pitää olla saatavilla suostumuksen antamisen yhteydessä esimerkiksi linkkinä verkkosivuilla. Linkissä (lähde: Jääkiekkoliitto) (liite 4) mallipohja tietosuojaselosteelle, jota seurat voivat käyttää pohjana omille tietosuojaselosteilleen.

Nykyisen henkilörekisterilain mukaan rekisteriselosteessa on oltava seuraavat tiedot:

  • Rekisterinpitäjä (tämä tarkoittaa rekisterinpitäjää, ei sen ylläpitäjää)
  • Yhteyshenkilö
  • Rekisterin nimi
  • Tietojen käsittelyn tarkoitus
  • Rekisterin tietosisältö
  • Säännönmukaiset tietolähteet
  • Tietojen säännönmukaiset luovutukset
  • Tietojen siirto EU / ETA –alueen ulkopuolelle
  • Rekisterin suojauksen periaatteet

Uuden tietosuoja-asetuksen mukaan tietosuojaselosteen pitää lisätä näiden lisäksi vielä seuraavat kohdat:

  • Tarkastusoikeus
  • Oikeus vaatia tietojen korjausta
  • Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietosuojaselosteita koottaessa on hyvä käydä läpi myös sopimukset ulkoisten palvelutuottajien ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Tietosuojaselosteessa on luettava kaikki ne osapuolet, joille tieto välitetään.

Mitä tietoa jatkossa kerätään ja tarvitaanko siihen suostumus

Seura saa kerätä vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta. Toisin sanoen kaikella kerätyllä tiedolla tulee olla käyttötarkoitus ja tämä tulee kertoa etukäteen julkaistussa tietosuojaselosteessa.

Mikäli tiedon kerääminen ei perustu lakiin, sopimukseen, julkiseen etuun tai sääntöihin, tarvitaan henkilöltä suostumus tietojen keräämiseksi. Suostumus tulee aina pyytää kirjallisesti.

Jäsenien tiedottaminen ja markkinointi

Jäsenien tiedottaminen esimerkiksi tuntimuutoksista on sallittua edelleenkin, mutta tämän täytyy tulla esille esimerkiksi henkilön liittyessä seuran jäseneksi. Suoramarkkinointiin tulee aina olla henkilön ennakkosuostumus. Suostumus tulee pyytää kirjallisesti ja sen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity ja yksiselitteinen. Suostumusta ei voi antaa vaikenemalla tai valmiiksi rastitetuilla ruuduilla. Suostumus pitää pystyä myös peruuttamaan milloin tahansa. Takautuvasti suostumuksia ei tarvitse pyytää, mutta kaikilla on oltava mahdollisuus poistaa suoramarkkinointilupa milloin vain.

Tietojen luovuttaminen

Tietosuoja-asetuksen yksi tavoitteista on, että henkilö pääsee omiin tietoihin entistä helpommin sekä hänellä on mahdollisuus tulla unohdetuksi. Tämä tarkoittaa sitä, että seuran pitää pystyä tarvittaessa antamaan henkilölle tiedot siitä mitä tietoja hänestä on kerätty ja miten tietoa on käsitelty. Henkilö voi myös pyytää halutessaan, että hänen tiedot poistetaan. Tämä tarkoittaa ennen kaikkea sellaista tietoa, mihin on pyydetty erillinen suostumus. Lakiin yms. perustuvilla tiedoilla on hyvä syy niiden säilyttämiseen ja niitä henkilö ei voi pyytää poistamaan.

Tietoja ei ikinä saa luovuttaa ilman, että olet tunnistanut kysyjää. Älä siis luovuta tietoja pelkän sähköpostitse tulevan pyynnön perusteella! Tietojen luovuttamisesta voidaan halutessaan periä myös kohtuullinen korvaus pyytäjältä. Tietojen luovuttamiselle seuran on myös hyvä miettiä prosessi, kuinka toimitaan ja dokumentoida tämä.

Yhteenveto

  • Selvitä mitä henkilörekistereitä seurassa ylläpidetään – kerää näistä tieto esimerkiksi Exceliin
  • Mikä on näiden rekisteriden oikeusperuste eli miksi tietoja kerätään/säilytetään. Tarvitaanko suostumus?
  • Poista virheelliset, turhat ja vanhentuneet henkilörekisterit
  • Laadi seuralle tietosuojakäytänteet/tietosuojaseloste dokumentti.
  • Mieti mitä tietoturvariskejä seurassa mahdollisesti on. Laadi seuratoimijoille tietosuojaohjeet.

Lopuksi

Tietosuoja-asetukseen liittyvä hallituksen esitys tietosuojalaiksi 1.3.2018 on vielä käsittelyssä valiokunnissa ja asiantuntijalausunnoilla. Lailla täydennettäisiin ja täsmennettäisiin Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta.

”Julkinen keskustelu tietosuoja-asetuksesta on lisännyt rekisteröityjen kiinnostusta omien tietojen hallintaan. Seurat tulevat saamaan kysymyksiä liikkujilta siitä, mitä tietoja seuralla on ja miten niitä tietoja käytetään. Näihin kysymyksiin tulee vastata ilman viivytystä. Hyvä dokumentointi helpottaa seuran tätäkin tehtävää. Tulevaisuuden tietojärjestelmissä henkilö teknisesti hallinnoi omia tietojaan. Henkilö pystyy tällöin itse reaaliajassa katsomaan mitä tietoja hänestä on rekisterissä.

Yksityiskohdissa on paljon viilattavaa. Urheilulle tärkeitä soveltamisohjeita kirjataan Urheilun omaan käytännesääntöön, joka ilmestyy mahdollisimman pian vuoden 2018 loppupuoliskolla. Kaikki ei ole valmista 25.5.2018, mutta maalaisjärjellä selvitään hyvin näissä tietosuoja-asioissakin – suojataan yksityisyyttä.” (lainaus: Olympiakomitea)

Tanssiurheiluliiton tietosuojakäytännöt julkaistaan liiton sivuilla 26.5.2018 pidettävän hallituksen kokouksen jälkeen.


Liitteet

Liite 1: Henkilörekisteri-excel (Suomen Jääkiekkoliitto)

Liite 2: Tietosuojaohjeistuksen mallipohja (Suomen Voimisteluliitto)

Liite 3: Salassapitositoumus mallipohja (Suomen Palloliitto)

Liite 4: Tietosuojaselosteen mallipohja (Suomen Jääkiekkoliitto)

Liite 5: Mallipohja rekisterinpitäjälle (seloste käsittelytoimista organisaation sisäiseen käyttöön) (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Liite 6: Tietosuojakäytännöt mallipohja (Suomen Palloliitto)


Lisämateriaalia:

Arjen tietosuoja. Tietoa uudesta asetuksesta sekä nettitesti. https://arjentietosuoja.fi/fi/#/front

Arjen tietosuoja -video https://vimeo.com/sourceme/arjentietosuoja

Euroopan unioni. EU yleinen tietosuoja-asetus. http://www.privacy-regulation.eu/fi/

Oikeusministeriö. Tietosuojalaki täydentäisi EU:n tietosuoja-asetusta. http://oikeusministerio.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tietosuojalaki-taydentaisi-eu-n-tietosuoja-asetusta

Olympiakomitea. Tietosuoja on iloinen asia! https://www.olympiakomitea.fi/2017/12/15/tietosuoja-iloinen-asia/

Olympiakomitea. Hyvä tietosuoja lisää luottamusta urheiluseuraan. https://www.olympiakomitea.fi/2018/05/10/hyva-tietosuoja-lisaa-luottamusta-urheiluseuraan/

Tietosuojavaltuutetun toimisto. EU:n tietosuoja-uudistus. http://tietosuoja.fi/fi/index/euntietosuojauudistus.html

Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuoja-asetus ei edellytä entisen kaltaista rekisteri- tai tietosuojaselostetta. https://tietosuoja.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tietosuoja-asetus-ei-edellyta-entisen-kaltaista-rekisteri-tai-tietosuojaselostetta

Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Oikeusministeriö: Miten valmistautua EU:n tietosuoja-asetukseen? Selvityksiä ja ohjeita 4/2017. Saatavilla verkossa: http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/oppaat/1Em8rT7IF/Miten_valmistautua_EUn_tietosuoja-asetukseen.pdf

Valtioneuvosto. Hallituksen esitys eduskunnalle EU:n yleistä tietosuoja-asetusta täydentäväksi lainsäädännöksi. HE 9/2018. 1.3.2018. http://valtioneuvosto.fi/paatokset/paatos?decisionId=0900908f80595905


Lähteet ja materiaalit
eslu.fi
finhockey.fi
oikeusministerio.fi
olympiakomitea.fi
palloliitto.fi
privacyregulation.eu
tietosuoja.fi
valtioneuvosto.fi
voimistelu.fi