Koska saimme kovin vähän vastauksia strategiatyön avuksi tehtyyn seurakyselyymme, on kyselylomake avattu uudelleen. Pyydämme kaikkia jäsenjärjestöjä, jotka eivät vielä ole vastanneet, vastaamaan tähän kyselyyn (linkki avautuu toisella verkkosivustolla) 31.5. mennessä.
Kiitos vastauksista!
osoitteessa: Sporttitalo, 5. krs, Valimotie 10, 00380 Helsinki
Kokoukseen voi osallistua myös etänä Teams-yhteyksin. Toivomme kuitenkin mahdollisimman suurta osallistumista paikan päälle.
Päivään sisältyy kaksi jäsenkokousta:
Kokouksessa käsiteltävät asiat: vakio- ja latinalaistanssien kilpailusääntömuutosesitykset
Kokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat.
**
Kokousmateriaalit ladataan liiton verkkosivulle https://www.dancesport.fi/tietoa-liitosta/jasenkokoukset sääntöjen mukaisesti viimeistään kaksi viikkoa ennen kokouspäivää.
Liiton jäsenkokouksissa on äänivalta liiton varsinaisilla jäsenillä. Varsinaisia jäseniä voivat edustaa niiden varsinaiset henkilöjäsenet.
Kokoukset järjestetään hybridinä. Kannustamme saapumaan paikalle, mutta voitte osallistua myös etäyhteyksin. Etäyhteyksin osallistuville suosittelemme valtuuttamaan viralliseksi kokousedustajaksi henkilön, joka osaa käyttää Teams-etäkokousyhteyttä. Äänestäminen tapahtuu älypuhelimella sekä etänä että paikan päällä.
Suomen Tanssiurheiluliitto ry:n sääntöjen mukaan jäsenyhdistys voi asettaa useita kokousedustajia käyttämään äänivaltaansa. Äänestysten sujuvoittamiseksi toivomme kuitenkin, että etäyhteyksin osallistuva yhdistys valtuuttaisi yhden kokousedustajan käyttämään kaikkia ääniään.
Jäsenyhdistyksen ilmoittautumista etäkokoukseen pyydetään tiistaihin 21.5.2024 klo 15 mennessä tällä verkkolomakkeella. Käytännön syistä edellytämme etänä osallistuvien kokousedustajien valtakirjan tai valtakirjojen toimittamista torstaihin 23.5.2024 klo 15 mennessä osoitteeseen toimisto@tanssiurheilu.fi.
Noin tunti ennen kunkin kokousten alkua etäkokoukseen osallistuville kokousedustajille toimitetaan Teams-kokouskutsut sekä linkki äänestysalustalle, ennakkoilmoittautumislomakkeella mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Samalla käynnistyy valtakirjojen tarkastus, joka päättyy puoli tuntia ennen kokouksen alkua. Valtakirjojen tarkastuksen jälkeen suoritetaan koeäänestys älypuhelimilla sekä läsnäolijoille että etänä äänestäville.
Tarjoiluihin varautuaksemme pyydämme myös paikan päälle saapuvilta ilmoittautumisia tällä verkkolomakkeella.
Lämpimästi tervetuloa!
Helsingissä, huhtikuun 11. päivänä 2024
SUOMEN TANSSIURHEILULIITTO RY
Liittohallitus
Koulutus- ja konsultointipalvelu Auli Korhonen on lahjoittanut STUL ry:lle rahaston, jonka avulla voidaan erikseen mainituilla kriteereillä tukea lasten ja juniori-ikäisten (alle 17-vuotiaat) tanssiurheiluharrastusta. Tukirahaston määrä on 1.300 €. Haku on jatkuva niin kauan kuin rahastossa on avustusvaroja.
Hankkeessa hakijana tulee olla seura. Rahoituksen ehtona on, että seura hakee jäsenelleen jäsen- ja kausimaksun kattavaa rahoitusta. Tukea voi saada enintään yksi henkilö/seura. Myöntämisen kriteereinä ovat vähävaraisuus, erityisyys kuten kehitysvammaisuus ja Suomen reuna-alueilla asuminen. Hakemuksessa tulee painottaa hakijan erityisyyttä (esim. osallistuminen erityisryhmän/kehitysvammaisten ryhmän) harjoitteluun, asumista kaukana kasvukeskuksista, tanssijan perheen taloudellisia haasteita tai muuta vastaavaa seikkaa, jolla saattaa olla vaikutusta hakemuksen käsittelyyn. Etusijalla ovat Special Olympics artikla 2:n mukaiset lapset ja nuoret.
Seura lähettää hakemuksensa verkkolomakkeella tätä linkkiä käyttäen (linkki avautuu toisella sivustolla). Muuta kautta lähetettyjä hakemuksia ei hyväksytä. Seuran tulee täyttää verkkolomake yhteistyössä hakemuksessa mainitun hakijan huoltajan kanssa.
Lomakkeet ja niiden tiedot tulevat ainoastaan seurakehittäjä Katriina Lahden arvioitavaksi ja tarkasteltavaksi. Päätökset avustuksista tekee liittohallitus seurakehittäjän esityksestä, ja esitetyt perustelut jäävät luottamuksellisiksi.
Liiton säännöt, hyväksytyt dokumentit, päätökset ja ohjeet linkittyvät usein toisiinsa, mutta niitä on tehty eri yhteyksissä ja eri otsikoilla. Päämäärä näiden dokumenttien tuottamiselle, viestinnälle ja tiedotukselle on tietenkin palvella jäsenistöä ja auttaa jäsenseuroja toimimaan sujuvassa yhteispelissä liiton hallinnon kanssa.
Valitettavasti kokonaiskuvaa jostain tietystä asiasta voi olla vaikea hahmottaa, koska tieto löytyy hajanaisina palasina eri lähteistä, jos löytyy ollenkaan. Siitä syntyy väärinkäsityksiä ja virhetilanteita, ja niistä tietenkin ylimääräistä vaivaa ja työtä kaikille osapuolille.
Sen vuoksi avaan tässä yhden asiakokonaisuuden, jäsenluettelon toimittamisen DanceCoren kautta. Käytän tässä esimerkkeinä kahta yleistä väärinkäsitystä, Myyttiä. Näiden väärinkäsityksien kumoamiseksi osoitan ne säännöt ja päätökset, jotka näistä asioista määräävät ja jotka meitä sitovat, ja lisäksi vielä syvällisemmin ne syyt, joihin toimintamalli perustuu. Tarvittaessa tähän artikkeliin voi aina palata, jos tulee epäselvyyttä, tulkintavaikeuksia tai kysymyksiä, miten pitäisi toimia.
Liitolle tulee ilmoittaa vain 15.12. jäsenenä olevat henkilöt.
Asiaan liittyvä järjestösääntö 5 § (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)
”Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo 15.12. tilanteen mukaan on toimitettava liiton toimistoon vuosittain 31.12. mennessä. Jäsenseurojen tulee toimittaa liiton pyytämä henkilöjäsenluettelo liiton määräämän rekisterin kautta.”
Asiaa täydentävä päätös (Hyv. kevätkokouksessa 2023.)
Esitys jäsenmaksujen suuruudesta ja maksuohjelmasta 2024
Kohdassa maksuohjelma määritellään: – – sääntöjen 5 §:n mukaisesti liiton määräämään rekisteriin ilmoitettu jäsenmäärä (tilanne 31.12.2023, kaikki vuoden 2023 aikana jäsenmaksun maksaneet seuran jäsenet).
Mitä tämä tarkoittaa:
Miksi toimimme näin?
DanceCore on liiton määräämä rekisteri, jonka kautta jäsenluettelo tulee virallisesti toimittaa. Liitossa jäsenluettelot muodostetaan raportiksi aikaleimalla 31.12. klo 23.59. Jäseniä ei pysty lisäämään järjestelmään takautuvasti edelliselle vuodelle. Seurojen jäsenluettelot DanceCoressa nollautuvat 1.1.klo 00.00, minkä jälkeen alkaa kuluvan vuoden jäsenluettelon ylläpitäminen.
Järjestösääntöön lisättiin kohta ”15.12. tilanteen mukaan” helpottamaan seurojen vuodenvaihdetta ja määrittelemään, että vuosittainen tarkastelujakso päättyy 15.12. Toisin sanoen seura-admin voi tehdä päättyvän vuoden tehtävät jo 15.12. ja jäädä ansaitulle joululomalle. Toisaalta seura-adminilla on myös kaksi viikkoa aikaa tarkistaa ja/tai päivittää jäsenluettelo kuntoon. Jos vuoden kahden vimeisen viikon aikana seuraan liittyy vielä uusia jäseniä, heitä ei lasketa päättyvän vuoden jäsenmäärään eikä heitä tarvitse viedä liiton rekisteriin kuin vasta seuraavalle vuodelle.
Jos henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa rekisteristä, seura-adminin tulee poistaa hänen henkilötietonsa DanceCoresta.
Katso DanceCoren rekisteriseloste ja Liiton tietosuojakäytännöt
Mitä em. rekisteriote ja tietosuojakäytännöt käytännössä merkitsevät:
Miksi toimimme näin?
DanceCore on erityisesti Tanssiurheiluliiton toiminnan avuksi kehitetty järjestelmä, ja kaikki sen eri toiminnot on tarkoitettu palvelemaan liiton jäsenistöä. DanceCore on kanava, jonka kautta jäsenyhdistyksemme ilmoittavat liittopalvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja määritellyssä muodossa, suoraan järjestelmän käytettäväksi. Jotta kaikki järjestelmän toisiinsa linkittyvät toiminnot onnistuisivat, tietojen täytyy olla paikkansa pitäviä ja ajan tasaisia.
Kaikkien jäsenseurojen henkilöjäseniä palvelevien toimintojen perustana on luotettava jäsenrekisteri. Jäsenyyden todentaminen liittyy oleellisesti mm. liiton kilpailutoiminnan järjestelmään, järjestösääntöjen, kilpailusääntöjen ja urheilun eettisen säännöstön noudattamiseen, jäsenille kuuluvien etujen ja velvollisuuksien varmistamiseen, yhdistyksen ja henkilöiden oikeusturvaan sekä erilaisten vastuuasioiden selvittämiseen, myös takautuvasti (tietosuojakäytännöissä määriteltyjen tietojen säilytysaikojen mukaisesti).
Järjestelmän käyttämisen tarkoitus on palvelun ja toiminnan sujuvuus, välikäsien ja virheiden vähentäminen, todennettavissa ja tarvittaessa jäljitettävissä oleva data, mutta myös jäsenistön, toisin sanoen jäsenyhdistysten sekä niiden henkilöjäsenten, yhdenvertaisuus.
Kun kunnioitamme ja noudatamme yhteisiä sääntöjä, ohjeita ja toimintatapoja, ei myöskään synny tulkinnanvaraisuuksia, poikkeuksia ja sitä kautta eriarvoista kohtelua. Liitto ei voi millään vaatimuksilla ja perusteluilla myöntää vapautusta yhteisesti hyväksytyistä säännöistä tai tulkita ja soveltaa sääntöjä eri tavoin eri jäsenten kohdalla. Tällöin vaatija saisi perusteetonta etua verrattuna muihin, jotka toimivat sovittujen pelisääntöjen mukaan.
Jäsenistön, tanssilajien ja kaikkien toimijoiden yhdenvertaisuus on kirjattu omana kohtanaan hiljattain päivitettyyn ja liittohallituksen hyväksymään Yhdenvertaisuussuunnitelmaan.
Hallintoon, jäsenrekisteriin sekä tietosuojaan liittyvissä asioissa olkaa mielellään yhteydessä allekirjoittaneeseen, aija.nyberg(at)dancesport.fi.
Aija Nyberg
Palvelualueen vastaava: talous ja hallinto, tietosuoja
Liittohallitus on joulukuun kokouksessaan nimennyt työryhmän suunnittelemaan liiton strategian jalkauttamista. Samalla kirkastetaan liiton missio, visio ja arvot.
Strategiatyöhön liittyen toivomme teidän vastaavan lyhyeen kyselyyn. Osallistumisenne on ensiarvoisen tärkeää. Vastaava kysely järjestettiin vuoden 2023 alussa.
Toivomme vastauksia yhdeltä avainhenkilöltä / jäsenseura, esimerkiksi puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai muu keskeinen toimihenkilö. Keräämme vastaukset anonymisoituina niin henkilön kuin seurankin osalta.
Vastaathan tähän kyselyyn (avautuu toisella verkkosivulla) mahdollisimman pian, viimeistään 1.3.2024.
Lomake Ilmoitus edustusseuran vaihdosta on päivitetty. Lomakkeelle on lisätty kohdat kilpailijan / kilpailuyksikon ID sekä sportti-ID. Näillä tunnisteilla seurasiirto kohdistuu varmasti oikeille henkilöille. Pyydämme jatkossa käyttämään vain tätä uutta lomaketta.
Lomake löytyy sivulta https://www.dancesport.fi/toiminta/kilpailutoiminta/kilpailusaannot-ja-ohjeet.
Olemme Tanssiurheiluliitossa vastikään linjanneet, että noudatamme henkilötietojen käsittelyssä minimiperiaatetta ja keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme. DanceCoreen on tehty tarvittavat muutokset tähän liittyen ja DanceCoren rekisteriseloste sekä liiton tietosuojakäytännöt on päivitetty.
Muutosten myötä pyydämme myös seuroja pohtimaan omaa tietosuojaansa ja huolehtimaan siitä, että rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt ovat sielläkin ajan tasalla.
Liiton järjestösääntöjen mukaan liiton toiminnan piiriin kuuluvilta jäseniltä tulee saada suostumus jäsenten vähimmäishenkilötietojen ilmoittamiseen Suomen Tanssiurheiluliitolle. Sen vuoksi seurassa olisi hyvä pohtia, miten suostumus jäsentietojen luovuttamisesta liitolle pyydetään ja perustellaan. Lisäksi kannattaa miettiä, miten jäsenille kerrotaan, mitä seuran jäsenyys tarkoittaa suhteessa liittoon, mihin se oikeuttaa ja velvoittaa.
Liitto tarvitsee DanceCoren jäsenrekisteriä varten vain seuraavat vähimmäistiedot:
Tänä vuonna otettiin myös vakio- ja latinalaistansseissa käyttöön viejä/seuraaja-kilpailuyksiköt, joten sukupuolijaottelua ei enää tarvita edes kilpailujärjestelmää varten. Sen myötä on linjattu, että liitto ei enää kerää kenenkään sukupuolitietoa. Myöskään tarkka syntymäaika ei ole välttämätön ei-kilpailevilta jäseniltä. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä minimiperiaatetta ja keräämme henkilötietoja vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme.
Tämä asia kannattaa seuroissa huomioida ja samalla tiedostaa, mitä henkilötietoja seuran jäsenistä kerätään liittoa varten ja miten jäsentietojen luovuttamisesta liitolle kerrotaan jäsenille. Liitolle ilmoitetaan minimissään pelkkä etunimi ja sukunimi. Toivomme, ettei mikään väärinkäsitys vaikuttaisi siihen, että ihmiset kieltäisivät kokonaan tietojensa luovuttamisen.
Kilpailijoiden yksilöivänä tunnisteena käytetään nyt Sportti-ID-numeroa. Liiton kilpailutoimintaan liittyvää DanceCorea varten varten ei jäsenyhdistyksissä tarvitse eikä pidä kerätä enää henkilötunnuksia. Henkilön tunnistaminen tapahtuu Suomisportissa kilpailulisenssin oston yhteydessä. Tietoturvasta vastaa siis Olympiakomitean ylläpitämä Suomisport.
Suomisportiin ensimmäistä kertaa kirjautuessaan jokainen henkilö tunnistautuu vahvasti esim. pankkitunnuksilla, jolloin henkilöllisyys tarkistetaan väestörekisteristä. Henkilölle muodostuu automaattisesti myös tietoturvallinen yksilöivä tunniste, Sportti-ID-numero. Tämä numero myös pysyy aina samana, aivan kuten henkilötunnuskin.
Kaikille kilpailijoille, joille löytyi DanceCoresta jokin aiemmin ostettu lisenssi, on jo tuotu automaattisesti Sportti-ID, ja se näkyy henkilön profiilissa. Tämä ei aiheuta mitään muutoksia kilpailijoille, jotka ovat jo rekisteröityneet DanceCoreen henkilötunnuksen avulla ja kilpailuilmoittautumiset ovat toimineet ongelmitta. Aiempi kirjautumistapa toimii jatkossakin. Olemassa oleva Sportti-ID näkyy myös seura-admineille Henkilöt-listauksessa, joten sen perusteella voi myös suoraan hakea henkilöä Etsi-kentässä.
Uusien kilpailijoiden kohdalla tämä Sportti-ID-numero muodostuu väistämättä viimeistään silloin, kun hän menee ostamaan kilpailulisenssiä Suomisportista. Henkilön (kilpailijan, liikkujan jne) ollessa alaikäinen, Suomisportissa asioinnin hoitaa laillinen huoltaja. Tällöin sekä huoltajalle että hänen Suomisportissa vahvistamilleen huollettaville syntyy oma sportti-ID. Lisätietoa https://info.suomisport.fi/palvelukuvaus/
Tähän liittyvät muutokset DanceCoren jäsenrekisteriin on nyt tehty ja ne ovat toiminnassa. Henkilötunnus- sekä sukupuolitieto on poistettu kokonaan tietokannasta. Toiminnot, joihin tämä vaikuttaa, on testattu, mutta on toki mahdollista, että jokin bugi vielä löytyy. Ilmoittakaa, jos ilmenee jotakin virhetilanteita, sähköpostiin dancecore@dancesport.fi.
Myös jäsenien tuontiexcel on muuttunut, ja uuden saa ladattua tutusta paikasta DanceCoren Tuonti-toiminnon alta. Siinä on pakollisena joko Sportti-ID tai syntymäaika, eli jompi kumpi on annettava. Sukupuolisarake poistettu. Muut kentät, kuten yhteystiedot, ovat ennallaan, eli ovat edelleen vapaaehtoisia.
Myös oleelliset ohjeet on päivitetty verkkosivuille https://www.dancesport.fi/seurat/dancecore-ohjeet/.
Jäsenseuran täydellinen henkilöjäsenluettelo on toimitettava liittoon DanceCoren kautta 31.12. mennessä (15.12. jäsentilanteen mukaan). Jos DanceCorea on ylläpidetty jatkuvasti, jäsenluettelo on sitä myöten kunnossa.
Jos seuran jäsentiedot eivät ole DanceCoressa vielä ajan tasalla, jäsenluettelon viemiselle / päivittämiselle sekä mahdollisten virhetilanteiden selvittämiselle on runsaasti aikaa, 15. – 31.12.2023. Ongelmatilanteissa ottakaa yhteyttä dancecore-tukeen dancecore@dancesport.fi.
Kattavat DanceCore-ohjeet löydät täältä. Katso erityisesti Seura-admin vuodenvaihteen tehtävät tai tallenne elokuisesta DanceCore-webinaarista.