Sitä saat mitä mittaat!
Hyvät seuratoimijat. Haastoin teitä elokuun blogikirjoituksessani yhä tanakampaan ja tavoitteellisempaan strategiseen työotteeseen seuratoiminnassanne. Kivien hakkaamisen sijasta rakennetaankin katedraalia. Nyt asiaa viedään pidemmälle, tehostetaan strategista suunnittelua ja annetaan sille hienosäätö ja loppusilaus. Ajoituskin on kreivin aikaan, sillä juuri näihin aikoihin seuroissa tehdään ensi vuoden toimintasuunnitelmia ja talousarvioita.
Aiemmin oli esillä, että jokaisella seuralla olisi selkeä, konkreettinen ja kaikkien seuran jäsenten tuntema suunta ja aikataulutettu tavoitekuva siitä, mihin seura ja yhdistys toiminnoillaan ja valinnoillaan tähtää. Kun suunta ja tavoite on päätetty, tarvitaan vielä strategia ja käsikirjoitus, miten tavoite saavutetaan ja missä kaikessa on matkan varrella onnistuttava.
Seuroissa panostetaan hyvin harrastus- ja urheilutoimintaan ja sen toteutukseen. Näin pitääkin tehdä. Mutta entäpä ne muut seuratoiminnan osa-alueet? Yhtä tärkeää ja merkityksellistä seuran suorituskyvylle, suunnitelmien toteutumiselle ja seuran kehittämiselle on sekin, että seuran operatiivinen toiminta on järjestetty samalla huolella. Tämä tarkoittaa, että hallinto ja johtaminen, markkinointi ja viestintä, laaja sidosryhmäyhteistyö ja jäsenhuolto toimivat mallikkaasti sekä että toimijoiden ja jäsenten tyytyväisyys ovat huippuluokkaa. Kun seuran veto- ja pitovoimat ovat vahvat ja ohjeistukset selkeät, jäsenistö sitoutuu paremmin myös seuran vapaaehtoistoimintaan. Seuratyön kokonaisuus on kuin menopeli. Jos pyörät ja kaikki muutkin osaset ovat tasapanossa, kaikki sujuu supsakkaasti, kyydissä on hyvä olla, kulku on tasaista ja asiat toimivat oikea-aikaisesti.
On totta, että seuran visioon suuntaava eri osa-alueet ja näiden menestystekijät huomioon ottava kokonaisvaltainen strateginen suunnittelu on varsin vaativa ja aikaa vievä työ. Varsinkin, jos sitä tehdään ensimmäistä kertaa. Mäki kannattaa kuitenkin kivuta, sillä se velka tulee maksettua hyvin nopeasti. ”Hyvin suunniteltu on puoleksi tehty”, on totuus seuratyössäkin.
Kaikissa seuroissa tavoitteita ja toiveita asetetaan ja kirjataankin toimintasuunnitelmiin. Liian usein suunnitelmista puuttuvat kuitenkin osittain tai jopa kokonaan konkreettiset toimet, joilla tavoitteet saavutetaan. Vielä harvemmin suunnitelmissa on mittareita, millä onnistumista ja toimenpiteiden vaikuttavuutta voi todentaa. Vanha totuus on, että sitä saat mitä mittaat. No, mitäs me ensi vuodelta halutaan? Siispä sitä mittaamaan!
Tanssiurheiluliiton ”Hyödyllisiä materiaaleja” sivulla on kokonaisuuden suunnitteluun ja mittarointiin oiva työkalu ”Seuran toiminnan arviointi ja arvioinnin mittarit”: https://www.dancesport.fi/wp-content/uploads/2024/10/Seuran-toiminnan-arviointi-ja-arvioinnin-mittarit-3.10.2024.pdf
Kyseessä on tavoitejohtamisen periaatteelle rakennettu toiminnan ohjauksen suorituskykymittaristo. Puhutaan tasapinotetusta tuloskortista (BSC, Balanced Score Card), jota joku seura jo käyttääkin onnistuneesti. Kortissa on hyvää se, että seuratoimintaa tarkastellaan useista näkökulmista huomioon ottaen myös tulevaisuus ja kehittämistyö. Mallikortin näkökulmina ovat talous, seuran imago ja jäsenistö, varsinainen ja operatiivinen toiminta, markkinointi ja viestintä, sidosryhmäyhteistyö sekä toiminnan kehittäminen. Seura itse päättää, kuinka monesta näkökulmasta se haluaa seuraansa tarkastella ja toiminnan tehokkuutta arvioida. Korttiin kirjataan kunkin näkökulman kohdalle menestystekijät, niille konkreettiset toimenpiteet, mittarit toimenpiteiden vaikuttavuudelle sekä konkreettiset tavoitetulokset.
Ottakaa ihmeessä taulukko käyttöön. Jos tavoitekortti ei heti siirtyisikään seuran aktiiviseksi työkaluksi, se toimii hyvin myös ajatuksia ja näkökulmia avaavana mallina. Kortista voi noukkia myös yksittäisiä seuralle tärkeitä asioita. Suppeampana versionakin se toimii vallan hyvin. Tehkää siis mittaristosta oman näköisenne ja kun ”saat mitä mittaat”, tuloksia alkaa syntyä. Jos tarvitsette tukea tai apua strategiatyöhönne tai vaikka mittariston käyttöön, ottakaa mieluusti yhteyttä. Olen täällä teitä varten.
seurakehittäjä Katriina 😊
050 595 5358
katriina.lahti54@gmail.com
