Tanssiurheiluliiton toimiston tehtävänä on palvella jäseniään liiton varsinaiseen toimintaan liittyvissä asioissa. Järjestösäännöt määrittelevät varsinaiseksi toiminnaksi kilpailutoiminnan, koulutustoiminnan, huippu-urheilun ja harrastetoiminnan. Näiden lisäksi toimiston tehtäviin kuuluu tukea ja auttaa jäseniään niiden toiminnassa tanssiurheilun ja -liikunnan hyväksi, toimia niiden yhteistyöelimenä sekä avustaa uusien tanssiurheilu- ja tanssiliikuntaseurojen perustamisessa. Toimistolla Raija toimii kilpailutoiminnan ja huippu-urheilun palvelualueen vastaavana, Aija osaamisen kehittämisen sekä päivittäisen talous- ja dokumenttihallinnon palvelualueen vastaavana sekä tietosuojavastaavana. Katriinan vastuualueena on seurakehittäjän työtehtävät. Toiminnanjohtaja toimii esimiehenä ja operatiivisen toiminnan vastuuhenkilönä, jonka lisäksi työsaralla on taloushallinto, sidosryhmäyhteistyö ja kansainväliset asiat. Toimistolla työskennellään päivittäin näillä varsinaisen toiminnan osa-alueilla.
Viimeisen vuoden aikana olen toimiston esimiehenä entistä useammin kuullut henkilöstön toiveen työrauhan saamisesta. Kaikkiin sähköposteihin ja puheluihin vastataan aina mahdollisimman pian, mutta nyt on enenevässä määrin alkanut esiintyä puhelimella ja sähköposteilla ”pommittamista”. Saman asian tiimoilta lähestytään useampaa toimiston henkilöä ja näin käytetään kolmin- ja jopa nelinkertainen resurssi toimiston työajasta yhden asian selvittämiseen. Kun sähköpostin lähettää usealle toimiston henkilölle kerralla, hän jonka vastuualueelle asia kuuluu vastaa viestiin ja selvittää asian, muille asia menee tiedoksi. Jos sähköpostia lähetetään kahdelle tai kolmelle toimiston henkilölle erikseen, jokainen alkaa selvittää asiaa omalla tahollaan tai ainakin vastaa siihen. Sama koskee puheluja. Kun soitat yhdelle henkilölle, hän selvittää asiaasi niin pitkälle kuin pystyy tai kertoo sinulle, mistä haluamasi tieto tai apu löytyy. Asian varmistaminen uudella puhelulla toiselle tai kolmannelle henkilölle, vain varmuuden vuoksi, on työntekijäresurssien väärinkäyttöä.
Toinen kuormittava tekijä ovat ”turhat yhteydenotot”. Käsillä olevan ongelman ratkaisua ei selvästikään ole itse edes yritetty löytää, vaan ensimmäisenä vaihtoehtona pidetään yhteyden ottamista toimistoon. Kun sinulta puuttuu tietoa, suosittelen ensin menemään liiton kotisivulle. Kotisivun puutteet, kuten suuri tietomäärä ja huonosti toimiva hakutoiminto, ovat tiedossa, niille emme nyt kuitenkaan tässä tiukassa taloustilanteessa voi tehdä mitään. Kotisivun hakutoiminto ei kuitenkaan ole täysin toimimaton, se toimii mikäli hoksaat hakea oikealla hakusanalla, näin ollen kannattaa kokeilla useampi kerta eri sanoilla. Myös esimerkiksi Googlen avulla hakemalla löydät näppärästi monia liiton dokumentteja. Kotisivujen kautta pääset uutispalstalle, johon jatkuvasti päivitetään uutta tietoa valmistelussa olevista tai valmiiksi saaduista asioista, erilaisia toimintaohjeita, tiedotteita jne. Kaikista työnalla olevista asioista ei tiedoteta, vaikka asiat toimistolla, jaostoissa ja työryhmissä etenevät. Uutispalsta on kaikkien luettavissa. Tärkeimmistä uutispalstalla julkaistavista asioista tehdään nostoja someen, mutta huomata kannattaa, että kaikkia uutisia ei sinne nosteta. Kotisivua kannattaa siis seurata, jos haluat pysyä ajan tasalla.
Jäsentiedote, joka on liiton virallinen tiedotuskanava jäsenistölle, lähetetään lähes viikoittain. Tiedote menee seuran ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen ja tiedotteen sisältämä info on tarkoitettu jaettavaksi seuran hallitukselle ja toimihenkilöille sekä seurojen jäsenille niiltä osin kuin sisältö heitä koskee. Mikäli seurasi ei saa Jäsentiedotetta, lähetä yhteyssähköpostitiedot osoitteeseen toimisto (at) tanssiurheilu.fi. Mikäli haluat henkilökohtaisesti pysyä ajan tasalla, voit tilata Jäsentiedotteen täältä https://www.dancesport.fi/toiminta/viestinta/uutiskirje/. Mikäli joku tiedotteista on jäänyt lukematta tai haluat palata tiedotteisiin, niin kaikki Jäsentiedotteet löydät täältä https://www.dancesport.fi/2022/10/12/10383/.
Toimiston väki on palveluhaluista, mutta täystyöllistetty, joten jos tarvitset tietoa liiton toimintaa liittyen, koeta selvittää asia ensin itse. Mikäli asia ei selviä, ota yhteyttä toimiston sähköpostiin toimisto(at) tanssiurheilu.fi tai yhteen henkilöön liiton toimistolla, sähköpostilla tai puhelimitse. Palvelemme mielellämme, mutta toivomme työrauhaa.
Aurinkoista alkavaa kevättä 😊
Jos mieltäsi askarruttaa joku asia, ota rohkeasti yhteyttä
(050-4080 122 tai pirjo.koivula(a)dancesport.fi)
Pirjo