OKM -seuratukiasiaa
Siitä viimeistään tietää, että syksy saa, kun OKM:n seuratukiasioita nostatellaan mielen päälle. Joku voi hämmästellä, että onko sillä nyt kiire. Hakemuksethan jätetään vasta marraskuussa. Jos ei ihan turkanen hoppu, mutta työn alle asia on syytä ottaa jo tässä vaiheessa kun syyskausi on muutenkin jo käynnistynyt.
Kuten tiedätte, me lajiliittojen seurakehittäjät saamme toimialamme seurojen ja yhdistysten hakemukset arvioitavaksi ennen kuin hakemukset jatkavat matkaansa liikunnan aluejärjestöihin ja siitä edelleen OKM:n käsittelyyn ja päätöksen tekoon. Olen siis seitsemässä vuodessa lukenut, arvioinut ja osin sparrannutkin lähes sata hakemusta. Kokemus siis puhuu, mihin on hakemusten tekemisessä syytä kiinnittää huomiota 😊.
Suomen Tanssiurheiluliiton jäsenseurojen hanke- ja kehittämisideat ovat olleet lähes poikkeuksetta hyviä ja kannatettavia. Haasteena vain on ollut, että liian monet suunnitelmat ja toteutuksen kuvaukset ovat jääneet harmillisen vajaiksi. Olisiko syynä se, että hakemusten tekijät ovat itse niin ”inessä skenessä” ja asiat itsestään selvyyksiä, etteivät huomaa ajatella, etteivät kaikki lukijat ja arvioijat tunne edes toimialaa, saati sen käytäntöjä. Hylky voi tulla pahimmillaan niinkin yksinkertaisesta syystä, että lukija ei saa selvää, mikä on hankkeen kohderyhmä, mitä ohjelmassa konkreettisesti tehdään, mihin sillä pyritään ja mistä tekijäistä talousarvio syntyy. Meitä kaikkia – jopa tekijöitä itseäänkin auttaa, kun asiat avataan niin yksityiskohtaisesti kuin mahdollista ja tarvittaessa vaikka rautalangasta vääntäen.
Hyville ja kannatetuille hakemuksille on yhteistä, että ne on tehty moninäkökulmaisella ja -äänisellä työryhmällä sekä että valmisteluun on käytetty riittävästi aikaa. Samoin suunnittelu ja sen pohjaksi tehty toimintaympäristö- ja oman seuran vahvuuksien ja mahdollisuuksien arviointi on tehty huolella.
Havainnollistamiseen ja suunnitteluun tuo konkretiaa, kun hankkeen vaiheet ja toiminnot piirretään ajallisesti etenevään prosessikuvaukseen. Kuvaan merkitään myös aikataulutetut viestintä- ja markkinointitoimet tarkkaan valitulle ja kuvatulle kohderyhmälle sekä yhteiskumppaneiden kanssa tehtävälle yhteistyölle ja sen eri vaiheille. Valmiista ja yksityiskohtaisesta prosessikuvauksesta on helppo laskea myös hankkeen uskottava ja todenmukainen talousarvio. Myöhemmin prosessikuvaus toimii erinomaisena hankkeen hallinnon ja johtamisen työkaluna.
Jokaiseen toimintoon ja toimintojen nivelvaiheeseen kuuluu riskianalyysi. Erityisesti tässä vaiheessa työryhmän jäsenten eri roolit ja asiantuntemus nousevat arvoon arvaamattomaan. Yhdessä ja eri näkökulmista pohditaan, voiko joku asia nousta esteeksi, mennä kokonaan pieleen tai olla epävarmuustekijä. Miten riskitekijöihin varaudutaan, miten poikkeavissa tilanteissa toimitaan, mikä on suunnitelma B ja tarvitaanko jopa vaihtoehto C. Samalla nähdään, onko näillä ”ennalta ehkäisevillä” toiminnoilla ja mahdollisella lisäpanostuksella vaikutusta myös taloudelliseen varautumiseen ja sitä kautta talousarvioon.
Pohtikaa ja suunnitelkaa huolellisesti sekin, miten toiminta jatkuu hankekauden ja sen turvaaman rahoituksen jälkeen. Tämä riskeihin varautumisen lisäksi on ollut usein hankkeen heikoin lenkki. Arvioinnissa sillä on kuitenkin erityinen painoarvo. Hankeajan jälkeen tapahtuvat toimet on syytä ottaa huomioon jo etukäteissuunnittelun ja riskien hallinnan alkumetreillä. Varmistakaa myös, että PRH:ssa on päivitetyt tiedot mm. nimenkirjoitusoikeuksista.
Muistattehan, että maksuton apuni ja tukeni on aina käytettävissänne!
Katriina Lahti, katriina.lahti54@gmail.com, 050 595 5358
