Kuten edellisellä palstallani lupasin, jatkan DanceCoreen liittyvillä asioilla. DanceCoren toinen käyttötarkoitus on toimia liiton jäsenrekisterinä. Säännöt sanovat, että liiton seurojen tulee ilmoittaa henkilöjäsenensä liiton jäsenrekisteriin vuosittain. Seurat ovatkin kiitettävästi tuoneet jäseniään DanceCoreen vuoden 2022 osalta, kiitos teille siitä. Liiton toimintaedellytysten kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että seurat ilmoittavat jäsenensä rekisteriin. Muun muassa valtion avustukset pohjautuvat liiton jäsen ja kilpailijamääriin. Koska liiton oma varainhankita on suhteellisen pientä, liiton toiminta on riippuvaista valtion avustuksista.
Seurojen aktivoituminen jäsenten ilmoittamisessa DanceCoreen on nostanut taas esiin runsaasti kysymyksiä. Yleisimmät kysymykset ovat; Kuka on meidän seuran seura-admin? Miksi en saa vietyä jäseniä järjestelmään? Toimiston henkilökunnasta Aija Nyberg vastaa näihin DanceCoren jäsenasioita koskeviin kysymyksiin. Sähköpostia kannattaa lähettää osoitteeseen dancecore@dancesport.fi. Lisäksi liiton kotisivulle on tehty uusi päivitetty ohje siitä, miten jäsenet DanceCoreen viedään. https://www.dancesport.fi/wp-content/uploads/2023/01/DC-Vuodenvaihteen-tehtavat-2022-korjattu.pdf.
Mikä on seura-admin? Hän on henkilö, joka vastaa seuran tietojen ylläpitämisestä jäsenrekisterissä. Seura-adminin tehtäviä ovat seuran ja jäsenten tietojen päivittäminen. Näitä tietoja ovat seuran perustiedot (erityisesti sähköpostiosoite), toimihenkilöt, seuran jäsenet, kilpailijat ja alaikäisten kilpailijoiden huoltajat. Edellä mainittujen lisäksi admin tarkistaa kilpailijoiden lisenssit. Lisenssitiedot siirtyvät automaattisesti Suomisportista DanceCoreen. Vakio- ja latinalaistanssien osalta admin toimittaa kilpailuyksiköiden muutos- ja perustamispyynnöt Kilpailijakortistoon, sekä päivittää kilpailuiden tiedot ja seuraa ilmoittautumisia (tämä tulossa).
Seura-admin tuo jäsentiedot DanceCoreen Excel-tiedostolla. Tässä on tärkeä tarkastaa mikä ohjelmistoversio on käytössä. Oikea ja ainoa versio, jonka DanceCore hyväksyy, on .xls. Väärä tiedostomuoto on suurin yksittäinen syy miksi tietojen tuonti ei onnistu.
Seurojen tehtäviin kuuluu huolehtia siitä, että heillä on ainakin yksi seura-admin, joka käyttää aktiivisesti DanceCorea. Liiton toimiston DanceCore-pääkäyttäjä luo seuran pyynnöstä halutulle henkilölle admin-oikeudet. Seurojen tehtävänä on säännöllisesti tarkastaa ja poistaa ne seura-adminit, jotka eivät enää näitä oikeuksia käytä tai ole oikeutettuja niitä käyttämään.
Mikäli heräsi kysymyksiä tästä tai jostain muusta aiheesta, ota yhteyttä.
Pirjo
pirjo.koivula@dancesport.fi, puh 050- 4080 122